Pytanie:
Czy ogłaszając nabór na wolne stanowisko urzędnicze można w ofercie zaznaczyć, że dokumenty mogą być nadesłane drogą elektroniczną?
Jeśli tak, to jakie wymogi należy spełnić?
Odpowiedź:
Nie ma przeszkód, aby jako jedną z możliwych, obok metody "tradycyjnej" składania dokumentów w procesie rekrutacji, dopuścić metodę polegającą na składaniu dokumentów drogą elektroniczną.
Uzasadnienie:
Zasady dotyczące zasad naboru na stanowiska urzędnicze są określone w przepisach prawnych takich jak np. ustawa z 16.09.1982 r. o pracownikach urzędów państwowych oraz ustawa z 21.10.2008 r. o pracownikach samorządowych. Wskazane przepisy nie narzucają określonego postępowania w zakresie sposobu składania dokumentów przez kandydatów biorących udział w rekrutacji. Tym samym nie ma przeszkód, aby jako jedną z możliwych, obok metody "tradycyjnej", dopuścić metodę polegającą na składaniu dokumentów drogą elektroniczną.
W tym przypadku zasadnym jest jednak wprowadzenie określonych rozwiązań organizacyjnych lub technicznych pozwalających na uzyskanie przez osobę aplikującą potwierdzenia złożenia wymaganych dokumentów (np. mail zwrotny z potwierdzeniem wpływu). Pozwoli to, w przypadku ewentualnego sporu, na wykazanie, że dokumenty zostały, bądź nie, skutecznie dostarczone. Przyjmuje się bowiem, że sam wydruk z folderu "wysłane" skrzynki poczty elektronicznej nie stanowi dowodu skutecznego wpływu korespondencji. Tego rodzaju wydruk potwierdza tylko to, że plik został wysłany na określony adres mailowy.
Ponadto, skoro w przypadku korzystania z pośrednictwa operatorów pocztowych nie jest wystarczające samo wysłanie korespondencji na adres odbiorcy, a dla wykazania skuteczności doręczenia konieczne jest posługiwanie się dowodem doręczenia, wydaje się oczywiste, że takie same wymogi stawiane być muszą wobec korespondencji kierowanej do adresata drogą elektroniczną.
