Bardzo często wprowadzenie nowych rozwiązań informatycznych w administracji publicznej wiąże się, nie bez powodu, z obawami i oporami. Nic dziwnego. Nowe rozwiązania kojarzą się ze zmianą nawyków, koniecznością uczenia się czegoś „od nowa”. W efekcie mamy wrażenie, że czynności, które robiliśmy dotąd niemal automatycznie wydają się niepotrzebnie wydłużać…

Jak wyglądałaby sytuacja w przypadku wdrożenia platformy, która służy właśnie do uczenia? Która de facto stanowi jedną, wielką instrukcję obsługi pokazującą jak maksymalnie uprościć i skrócić czas pracy nad codziennymi zadaniami? Tak. E-learning jest narzędziem, które może pomóc także w administracji publicznej.

Czym jest e-learning?
Nauczanie na odległość w formie e-learning kojarzy się w pierwszej kolejności ze szkolnictwem. Przez wieki to właśnie uczelnie wyższe były kolebką innowacyjnych pomysłów. Nowoczesna technologia w połączeniu z potrzebą podnoszenia atrakcyjności materiałów dydaktycznych przyniosła nam elektroniczne platformy edukacyjne. Imponującymi osiągnięciami w tym zakresie może poszczycić się np. Harvard, w którego wykładach online “na żywo” uczestniczyło ponad 30 000 osób jednocześnie.

E-Learning to narzędzie niezwykle elastyczne, pozwalające na dopasowanie do indywidualnych potrzeb zarówno osób uczących się jak i nauczycieli / trenerów. Wykorzystanie interaktywnych, multimedialnych treści sprawia, że gromadzenie oraz przekazywanie wiedzy staje się wygodne, efektywne i przyjemne. Rozwiązanie zdobywa coraz większe uznanie nie tylko w samym szkolnictwie, ale także w biznesie i administracji publicznej.

Informacja i edukacja obywateli
Jednym z najważniejszych zadań urzędów jest zarządzanie sprawami obywateli – zarówno osób prywatnych jak i firm. Często zdarza się, że obowiązujące procedury nie są im znane, dlatego ich obsługa wymaga większych nakładów pracy. Konieczne jest instruowanie, przygotowywanie i przyjmowanie wniosków, a w przypadku pojawienia się błędów – żmudne wprowadzanie korekt itp. Wszystko to powoduje, że obsługa spraw znacznie się wydłuża.

Platformy e-learningowe pozwalają uprościć i ułatwić przebieg spraw administracyjnych dzięki pełnieniu funkcji informacyjno-edukacyjnej. Przygotowane w odpowiedni sposób materiały takie jak np. instrukcje, opisy procedur „krok po kroku”, dostępne są dla każdej zainteresowanej osoby. Dzięki temu petenci mogą dowiedzieć się, gdzie mają się skierować z jaką sprawą, jakie dokumenty przygotować jeszcze przed przyjściem do urzędu czy jak wypełnić dany wniosek. Zrozumiałe, czytelne i ogólnodostępne przekazy pozwalają także budować pozytywny wizerunek urzędów.

Rozwiązanie to pozwala także swobodnie tworzyć repozytoria dokumentów urzędowych. Intuicyjne mechanizmy umożliwiają tworzenie i dowolne modyfikowanie wniosków, formularzy czy ankiet oraz przygotowanie ich w postaci plików do pobrania lub bezpośredniego wydruku. Na szczególną uwagę zasługuje forma elektronicznych formularzy, która dzięki mechanizmom walidacji informuje na bieżąco o wszelkich błędach. Dodatkowo pozwala na automatyczny eksport wprowadzonych treści bezpośrednio do bazy danych. Przykładem takiego repozytorium wiedzy i dokumentów może być platforma e-learningowa Zakładu Emerytalno – Rentowego MSW.

Szkolenia pracownicze
E-learning to nie tylko pomoc w zarządzaniu sprawami obywateli. To także wygodny i efektywny sposób na prowadzenie wewnętrznych szkoleń. Wdrażanie nowych pracowników, odświeżanie znajomości procedur czy obowiązkowe szkolenia BHP. Mogą być one przeprowadzone przy użyciu platformy elektronicznej. Jednym z jej największych atutów jest relatywnie niski koszt szkolenia w przeliczeniu na pracownika. W szczególności jeśli przyrównamy go do tradycyjnych szkoleń, wymagających zatrudniania zewnętrznych instruktorów, wynajmu sali czy ponoszenia kosztów dojazdu i dezorganizacji pracy jednostki.

Przygotowane raz szkolenia, mogą być wykorzystywane wielokrotnie, bez żadnych ograniczeń. Z kursów online można korzystać w dowolnym momencie i poświęcić na nie dowolną ilość czasu. Każdy może mieć dostęp do aktualnej wiedzy – w dowolnym, dogodnym dla siebie momencie.

Przygotowanie kursów, dodawanie ich do systemu, a także korzystanie z przygotowanych materiałów jest intuicyjne i nie wymaga specjalistycznej wiedzy. Przykładem rozbudowanej i niezwykle prostej w obsłudze platformy e-learningowej jest np. program edukacyjny fundacji Okno na Wschód www.polskijazyk.pl. Jest to platforma e-learningowa, usprawniająca naukę języka polskiego od poziomu A1 do B1 dla naszych sąsiadów zza wschodniej granicy.

Szybki dostęp do wiedzy i koordynacja działań
Profesjonalnie przygotowane, rozbudowane platformy e-learningowe mogą w zakresie informacyjnym spełniać także rolę intranetu. Umożliwiają one bowiem przechowywanie i sprawne przekazywanie informacji, w atrakcyjnej dla pracowników formie. Szybkie wyszukiwanie i dostęp do dokumentów, plików i danych pozwala znacząco usprawnić wykonywanie codziennych zadań.

To także nieoceniona pomoc w koordynacji działań zarówno całej instytucji, jak i poszczególnych pracowników. Mechanizmy wewnętrznego przesyłania powiadomień usprawniają komunikację i gwarantują, że informacja dotrze na czas do wszystkich zainteresowanych osób. Z kolei ogólnodostępny, firmowy kalendarz online umożliwia planowanie pracy działów, notowanie ważnych wydarzeń czy terminów zadań.

Doświadczenie kluczem do sukcesu
Jeśli wdrożenie nowego systemu informatycznego ma okazać się sukcesem musimy pamiętać o kilku czynnikach. Przy wyborze wykonawców istotnym jest znalezienie takich, którzy posiadają doświadczenie we współpracy z administracją publiczną. Takich, którzy przygotowywali wcześniej dedykowane jej potrzebom i specyfice serwisy internetowe, platformy intranetowe, systemy obiegu dokumentów itp. narzędzia..

Tylko takie firmy są w stanie w pełni zrozumieć uwarunkowania i zależności z jakimi przyjdzie im się zmierzyć. Będą także w stanie odpowiednio przygotować produkt i sposób jego wdrożenia..

Oczywiście brak takiego doświadczenia, nie oznacza, że firma nie podoła zadaniu. Odpowiednia wiedza pozwala jednak usprawnić i przyspieszyć cały proces przygotowania oraz wdrażania nowych narzędzi. W ten sposób można zaoszczędzić czas potrzebny na finalizację projektu i zmaksymalizować pewność, że wdrożenie zakończy się sukcesem.

Bogate doświadczenie pozwala przygotować narzędzia i moduły dopasowane do konkretnych potrzeb pracowników, a jednocześnie proste w obsłudze. Taki system pozwoli na szybką, obsługę oraz wykonywanie codziennych zadań, bez konieczności posiadania zaawansowanej wiedzy informatycznej.

Jednym z kluczowych elementów jakie muszą gwarantować rozwiązania dedykowane administracji to spełnianie zasad bezpieczeństwa oraz wymogów WCAG. Systemy informatyczne realizowane dla tej grupy klientów muszą być dostosowane dla osób, które mają trudności z korzystaniem z Internetu. W szczególności dla osób starszych i niepełnosprawnych.

Podsumowując
Właściwie przygotowane platformy e-learningowe mogą być ogromną pomocą dla organów administracji publicznej, począwszy od urzędów gminnych, a kończąc na ministerstwach i instytucjach o zasięgu międzynarodowym. Bardzo często zapominamy jednak, że urzędy i instytucje publiczne to zupełnie inna specyfika działania, odmienne procesy, specyfika prawna czy sposób obsługiwania „klientów”. To także odmienne potrzeby i oczekiwania użytkowników. Efektywność wdrażania innowacji de facto zależy od zadowolenia osób, które na co dzień pracują w danym systemie informatycznym.

Paweł Teper
kierownik projektów e-learningowych, Ideo