Do tej pory sekretarz sama pełniła funkcję urzędnika wyborczego i, jak podkreśliła, nie wyobraża sobie "oderwania się od obowiązków w gminie". Jej zdaniem ze względu na zakresy obowiązków trudno zlecić dodatkowe zadania. Dodatkowe obowiązki przydzielone innemu pracownikowi to również dodatkowe wynagrodzenie, które należy uwzględnić w budżecie. W związku z oddelegowaniem pojawiają się dodatkowe zadania związane z ewidencją czasu pracy i naliczaniem wynagrodzenia.
Katarzyna Kubicka-Żach: Jeżeli delegaturom nie uda się zebrać wystarczającej liczby osób chętnych do pełnienia funkcji urzędników wyborczych, będą musiały pomóc gminy. Czy przygotowują się Państwo na wsparcie w tym zakresie?
Jadwiga Wójcik, sekretarz gminy Bieliny: - Niewiele na temat organizacji wyborów jeszcze wiemy. Na razie z naszego urzędu nikt nie zgłosił się do pełnienia funkcji urzędnika wyborczego, bo wiąże się to z oddelegowaniem do pracy w innej gminy. Nie mam też informacji, czy ktoś zgłosił się na to stanowisko do naszej gminy. Czekamy na koniec naboru, bo może nie będzie potrzeby delegowania pracowników.
Czy jest możliwe znalezienie takiej osoby w 7 dni? Czy myśleli Państwo o wzajemnej wymianie urzędników z sąsiednimi gminami?
- Po 16 kwietnia będziemy już wiedzieli, do których gmin zgłosili się kandydaci na urzędników wyborczych. Dopiero wtedy będzie możliwość kontaktowania się z innymi wójtami i umawiania na ewentualną „wymianę urzędników”. A to zależy jeszcze od tego, czy będą osoby chętne. Wiąże się to z pracami na terenie obcej gminy i trudno powiedzieć, jak to będzie ostatecznie uregulowane.
Myślę, że ważne będą też dla osoby podejmującej decyzję o zgłoszeniu się na urzędnika wyborczego względy finansowe – porównanie obecnego wynagrodzenia z finalnym wynagrodzeniem za pełnienie funkcji urzędnika wyborczego tj. po odliczeniu kosztów, jakie należy ponieść przy wykonywaniu pracy. Ponadto nie ma jeszcze projektu porozumienia pomiędzy KBW a wójtami, w którym zawarte będą rozstrzygnięcia dotyczące obsługi administracyjno-technicznej.
Jeżeli byłaby potrzeba oddelegowania pracownika z państwa urzędu do innej gminy, to czy to będzie się wiązało z problemami w codziennej obsłudze mieszkańców i spraw gminy?
- Do tej pory sama pełniłam funkcję urzędnika wyborczego i nie wyobrażam sobie oderwania się od obowiązków w gminie. Tym bardziej że ze względu na zakresy obowiązków trudno zlecić dodatkowe zadania. Dodatkowe obowiązki przydzielone innemu pracownikowi to również dodatkowe wynagrodzenie, które należy uwzględnić w budżecie. W związku z oddelegowaniem pojawiają się dodatkowe zadania związane z ewidencją czasu pracy i naliczaniem wynagrodzenia.
Jak pani ocenia z perspektywy byłego urzędnika wyborczego zmianę polegająca na tym, że nie można pełnić funkcji we własnej gminie?
- Kiedy urzędnik wyborczy był pracownikiem urzędu, organizacyjnie było to prostsze. Wydaje mi się też, że taki sposób organizacji wyborów będzie o wiele więcej kosztować, wybory będą po prostu droższe. Poza tym inaczej organizuje się pracę, będąc urzędnikiem wyborczym na miejscu. Pewne rzeczy należy wykonać pilnie, a wtedy realizuje się to w godzinach pracy pomiędzy codziennymi czynnościami. Można sobie więc inaczej zaplanować czas na wykonanie swojej pracy i pracy dodatkowej bez konieczności przemieszczania się do innego urzędu, a także czas na szkolenia, kontakty z obwodowymi komisjami wyborczymi czy przygotowywanie lokali wyborczych.
Urzędnik, który będzie wykonywał zadania na terenie naszej gminy powinien przedstawić, jak chce funkcję na terenie gminy pełnić, czego oczekuje. Na razie nie wiemy, czy potrzebuje odrębnego sprzętu do pracy, biurka, w jakim zakresie mamy zapewnić obsługę urzędnika, co powinniśmy zapewnić mu do pracy. Nad takimi sprawami nie zastanawialiśmy się wcześniej.
Może oddzielny pokój do pracy?
- My nie mamy takiego pokoju, trzeba mieć do tego warunki lokalowe. 
Urzędnik ma też pracować poza godzinami pracy urzędu gminy. Czy to jest możliwe, kiedy już nikogo nie ma w urzędzie?
- Zgodnie z regulaminem urzędu nie można przebywać podczas nieobecności urzędników w biurach. Któryś z pracowników musiałby pewnie z urzędnikiem wyborczym zostać. Nie wiemy, jakie czynności będzie wykonywał poza godzinami pracy urzędu. Jak pani widzi, jest wciąż bardzo dużo niewiadomych. Czekamy na wyjaśnienia PKW, wtedy będzie wiadomo, jak ta współpraca ma się układać.
Czy środki finansowe na zadania związane z wyborami są obecnie zapewnione?
- Na razie nic takiego się nie zadziało, na co trzeba by wydać większe pieniądze. Jeśli chodzi o prowadzenie rejestru wyborczego, to mamy podpisane porozumienie i dostajemy dotację na realizację tego zadania zleconego. Tablica ogłoszeniowa w urzędzie jest i podstawowe informacje, takie jak uchwały rady ws. wyznaczenia okręgów i obwodów, czy zarządzenie wojewody odnośnie liczby radnych, tam zamieszczamy. Nie są to duże koszty, choć wiążą się z zaangażowaniem pracownika. Natomiast kiedy będzie już kalendarz wyborczy z określeniem wszystkich czynności, które musimy wykonać, to trzeba będzie znać wysokość środków, żeby je odpowiednio zaplanować i wykorzystać.
Chcielibyśmy wcześniej wiedzieć, jakie konkretnie mamy do wykonania czynności, żeby nie było zaskoczenia. Do tej pory dostawaliśmy informacje, na jakie działania jakie kwoty maksymalne można przeznaczyć i mieściliśmy się w tych zakresach nie wyceniając wszystkich wykonywanych prac. Nie wiemy natomiast, kto będzie się zajmował wynagrodzeniami urzędników wyborczych, czy to będzie mieściło się w ramach obsługi urzędnika przez gminę.
Na sprzęt do transmisji ma być przetarg centralny, ale w gminie pewne warunki do tego działania będą musiały być zapewnione. Czy w Pani gminie są?
- Lokale wyborcze są u nas w większości w szkołach. Część z nich działa jeszcze na radiowej łączności z internetem. W poprzednich wyborach, kiedy przesyłało się protokoły na platformę, zdarzały się problemy i czasem trzeba było przesyłać tę informację z urzędu gminy. Założenia są takie, że w tym roku ma być doprowadzony szerokopasmowy internet do wszystkich szkół. Może wtedy łączność będzie bezawaryjna.
A czy pani zdaniem byłaby możliwość umieszczenia transmisji z lokali na stronie internetowej gminy?
- Nie wiem, czy nasza strona jest to tego dostosowana. Poza tym mamy pytania od mieszkańców – jak to, to każdy będzie wiedział, kiedy ja pójdę na wybory? Ważna będzie więc też kwestia ustawienia kamer i tego, co będą one filmowały.
Dziękuję za rozmowę.
