Odpisy dokumentów w postępowaniu administracyjnym (cz. 2)

Druga część artykułu opisującego zmiany wprowadzone ustawą o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów, która wprowadziła istotne nowości m. in. w postępowaniu administracyjnym.

articleImage: Odpisy dokumentów w postępowaniu administracyjnym (cz. 2) fot. Thinkstock


Artykuł 76a § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego ma zastosowanie również do dokumentów znajdujących się w aktach sądowych. Przepis ten mówi o dokumentach znajdujących się w aktach organu lub podmiotu, o którym mowa w art. 76 § 1 lub 2. Z kolei w art. 76 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego jest mowa o organach państwowych. Organami państwowymi są nie tylko organy administracji publicznej, ale także sądy i trybunały. Strona postępowania sądowego ma prawo domagania się wydania uwierzytelnionego odpisu dokumentu z akt sprawy, w niektórych sytuacjach takie prawo mają także osoby i podmioty niebędące stronami, regulują to właściwe przepisy proceduralne – art. 9 i art. 525 Kodeksu postępowania cywilnego, art. 156 Kodeksu postępowania karnego, §§ 90-98 Regulaminu urzędowania sądów powszechnych, art. 12a Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.


[Przykład: A - strona postępowania administracyjnego ma obowiązek przedłożenia umowy, której jedyny oryginał znajduje się w aktach sprawy sądowej, więc może przedłożyć jego odpis poświadczony przez sąd. Jeżeli A nie jest stroną postępowania sądowego, w której aktach znajduje się umowa, to może: a) uzyskać poświadczony odpis dokumentu od strony postępowania, b) złożyć wniosek do sądu o wydanie odpisu dokumentu, wykazując swoją usprawiedliwioną potrzebę w jego uzyskaniu, c) informuje o niemożności uzyskania odpisu dokumentu organ administracji publicznej prowadzący postępowania, który w takim wypadku ma obowiązek sam zwrócić się do sądu.]
 

            Natomiast § 2 nowego art. 76a Kodeksu postępowania administracyjnego zezwala, aby zamiast oryginału dokumentu strona złożyła odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym. Takie poświadczenie ma charakter dokumentu urzędowego. Organ może zawsze zażądać przedłożenia oryginału dokumentu, jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy.


            Poświadczenie odpisu dokumentu może sporządzić wyłącznie adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, doradca podatkowy – będący w danej sprawie pełnomocnikiem strony. Niedopuszczalne jest przedkładanie odpisów dokumentów poświadczonych przez przedstawiciela jednej z tych profesji, który nie jest pełnomocnikiem strony w danej sprawie. Przepisy nie upoważniają osób wykonujących te zawody do świadczenia usług w zakresie poświadczania odpisów dokumentów, poświadczanie dokonywane przez pełnomocnika ma zawsze charakter uboczny i związane jest z konkretnym postępowaniem. Do urzędowego poświadczania odpisów dokumentów bez żadnych ograniczeń upoważnieni są notariusze. Nieprawidłowe jest, spotykane niekiedy w praktyce, poświadczanie dokumentów przez przedstawicieli innych zawodów, na przykład rzeczoznawców majątkowych lub zarządców nieruchomości. Nie mają oni do tego upoważnienia, nawet jeżeli są pełnomocnikiem strony w danej sprawie.


[Przykład: W postępowaniu administracyjnym o zezwolenie na wycięcie drzewa strona musi udowodnić swoje prawo własności do nieruchomości, takim dowodem jest odpis z księgi wieczystej. Zamiast oryginału odpisu może przedłożyć odpis (kserokopię) poświadczony przez radcę prawnego lub adwokata będącego pełnomocnikiem w tym postępowaniu.]

 
            Artykuł 76a Kodeksu postępowania administracyjnego pozwala na przedłożenie odpowiednio poświadczonego odpisu dokumentu. Odpis musi pochodzić od oryginału i poświadczenie ma potwierdzać zgodność dokumentu z oryginałem. Niedopuszczalne jest pośrednie poświadczanie odpisu dokumentu. Jeżeli w aktach sprawy (administracyjnej lub sądowej) znajduje się poświadczony odpis dokumentu, to do innego postępowania nie można przedłożyć poświadczonego odpisu ze znajdującego się w tych aktach odpisu dokumentu. Poświadczenie dokonywane przez organ państwowy lub przez pełnomocnika musi być dokonywane w oparciu o oryginał dokumentu.


[Przykład: Pełnomocnik strony - adwokat nie dysponuje oryginałem dokumentu, lecz jego odpisem poświadczonym przez sąd lub organ administracji publicznej; wykonuje kopię takiego poświadczonego odpisu i dokonuje poświadczenia zgodności z poświadczonym odpisem w celu przedłożenia do sprawy administracyjnej. Takiego odpisu nie można przyjąć, pełnomocnik musi złożyć poświadczony odpis, który otrzymał z sądu od innego organu, albo poświadczyć zgodność odpisu z oryginałem. Nie ma przeszkód, żeby pełnomocnik poświadczył odpis poświadczonego odpisu, ale musi poświadczyć jej zgodność z oryginałem, a nie poświadczonym odpisem. Musi więc dokonać osobiście porównania odpisu z oryginałem, może to zrobić przez wgląd do akt sprawy, w której znajduje się oryginał dokumentu.]


 
            Sposób dokonywania poświadczenia odpisu dokumentu przez adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego i doradcę podatkowego regulują odpowiednie ustawy dotyczące tych zawodów, czyli odpowiednio: ustawa z dnia 26 maja 1982 r. - Prawo o adwokaturze (Dz. U. z 2009 r. Nr 146, poz. 1188, z późn. zm.), ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 123, poz. 1059, z późn. zm.), ustawa z dnia 5 lipca 1996 r. o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 2008 r. Nr 73, poz. 443, z późn. zm.), ustawa z dnia 11 kwietnia 2001 r. o rzecznikach patentowych (Dz. U. Nr 49, poz. 509, z późn. zm.). Wszystkie one jednakowo regulują sposób dokonywania poświadczeń. Poświadczenie powinno zawierać podpis pełnomocnika, datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie - również godzinę dokonania czynności. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia) pełnomocnik stwierdza to w poświadczeniu. Tylko dokument poświadczony zgodnie z powyższymi regułami może być włączony do akt zamiast oryginału.
    


        Poświadczanie odpisów dokumentów przez pełnomocników nie rodzi konieczności uiszczania opłaty skarbowej, nie jest to czynność podlegająca opłacie skarbowej. Obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej powstaje w przypadku sporządzania poświadczenia odpisów dokumentów przez organ administracji publicznej na podstawie art. 73 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego (art. 178 § 3 ordynacji podatkowej). Zgodnie z częścią II, ustęp 4 załącznika do ustawy o opłacie skarbowej za poświadczenie każdej strony należy uiścić opłatę w wysokości 5 zł. Za wydanie kopii, odpisów dokumentów z akt sprawy sądowej sąd pobiera opłatę kancelaryjną, nie wnosi się już opłaty skarbowej od tej czynności.


[Koszty poświadczeń: maksymalna taksa notarialna za poświadczenie zgodności odpisu dokumentu z oryginałem – 6 zł za stronę; koszt uzyskania odpisu, wypisu lub wyciągu dokumentu z akt sprawy cywilnej – 6 zł za rozpoczętą stronicę, 12 zł, gdy dokument jest sporządzony w języku obcym lub zawiera tabelę; uwierzytelniony odpis dokumentu z akt sprawy karnej – 6 zł; odpis dokumentów z akt sprawy przed sądem administracyjnym – co do zasady 10 zł za stronę; uwierzytelnienie odpisów dokumentów z akt sprawy administracyjnej – 5 zł opłaty skarbowej za każdą stronę.]


 
            Odpisem dokumentu jest każde odwzorowanie oddające wiernie treść oryginału. Odpis może zostać wykonany ręcznie, poprzez opisanie wyglądu dokumentu i jego treści. Taki sposób sporządzania odpisów odszedł już do lamusa, ale jest dopuszczalny. Obecnie odpisy tworzy się przy użyciu technik reprograficznych, najczęściej kserokopiarki, skanera lub nawet aparatu fotograficznego. Kopie wykonane każdą z tych technik są odpisami, które mogą być poświadczone (uwierzytelnione).


 
            Wprowadzone zmiany dotyczące poświadczania odpisów dokumentów należy generalnie ocenić pozytywnie. Ułatwią one wydatnie procedowanie w sprawach administracyjnych. Ustawa z dnia 23 października 2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów ma jednak pewne wady. Poza, wspomnianym na wstępie, bałaganem terminologicznym, niezrozumiały jest przepis przejściowy. Artykuł 11 stanowi, że w sprawach wszczętych przed dniem wejścia w życie ustawy (przed 1 stycznia 2010 r.) stosuje się, do czasu zakończenia postępowania w pierwszej instancji, dotychczasowe przepisy w zakresie uwierzytelniania dokumentów. Żadne argumenty nie przemawiały przeciwko możliwości zastosowania nowych przepisów w już toczących się postępowaniach. W uzasadnieniu projektu ustawy nie ma o tym mowy.

Radosław Skwarło


Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)

Pisaliśmy o tym również:
Odpisy dokumentów w postępowaniu administracyjnym (cz. 1)
Poświadczanie dokumentów w postępowaniu administracyjnym

__________________________________________________________________________________

Zachęcamy do zapoznania się z książką autorstwa
Magdaleny Tabernackiej pt. Negocjacje i mediacje w sferze publicznej. W książce przedstawiono prawne, społeczne i psychologiczne uwarunkowania podejmowania negocjacji i mediacji w sferze publicznej, czyli w obszarze działań władzy wykonawczej, jak również sądowniczej i ustawodawczej.
Książka dostępna jest w ofercie internetowej księgarni profinfo.pl

                                              

Radosław Skwarło 05.05.10
Zobacz wszystkie materiały pochodzące z:
Skomentowano 3 razy
Zapisz się na bezpłatny Newsletter Samorządowy
Średnia ocena artykułu (oddanych głosów: 0)

Inne artykuły o zbliżonej tematyce

Nie znaleziono żadnych artykułów.

Warto przeczytać

  • Mr Bean IP: 85.28.* 22-06-2013
    W treści powyżej:
    "Odpisem dokumentu jest każde odwzorowanie oddające wiernie treść oryginału. Odpis może zostać wykonany ręcznie, poprzez opisanie wyglądu dokumentu i jego treści. Taki sposób sporządzania odpisów odszedł już do lamusa, ale jest dopuszczalny. Obecnie odpisy tworzy się przy użyciu technik reprograficznych, najczęściej kserokopiarki, skanera lub nawet aparatu fotograficznego. Kopie wykonane każdą z tych technik są odpisami, które mogą być poświadczone (uwierzytelnione)."
    Byłem w Administracji Spółdzielni w Tarnowie i ksero mi odmówiono - a za to mogę sobie poczynić notatki z dokumentu... cos tu nie gra. Nie znaja KPA?

    Zamieść odpowiedź Zamieść odpowiedź
  • Wojciech Woszczek IP: *.*.* 10-12-2010
    Proszę napisać o scanach dokumentów.

    Zamieść odpowiedź Zamieść odpowiedź
  • Wojciech Woszczek IP: *.*.* 10-12-2010
    Proszę napisać o scanach dokumentów.

    Zamieść odpowiedź Zamieść odpowiedź
Pity 2013

Aktualności - Samorząd

Tego samego autora