Czy pracownik urzędu gminy może na własne potrzeby potwierdzić za zgodność z oryginałem dokument przez siebie niewytworzony?

Chodzi o decyzje dot. orzeczenia o niepełnosprawności i księgowość danego urzędu chce, aby pracownik kadr potwierdził za zgodność z oryginałem orzeczenie, które ma w kopii w aktach osobowych i dostarczył je do księgowości.

Odpowiedź:

Nie, gdyż za poświadczenie kopii lub odpisu zgodność z oryginałem może być dokonane tylko przez organ, który sporządził dany dokument.

Uzasadnienie:

Poświadczenie zgodności z oryginałem dokumentu może nastąpić tylko w dwóch przypadkach:

• Jeżeli poświadcza kopię dokumentu podmiot, który go wystawił, albo gdy – zgodnie z art. 129 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego - dalej k.p.c. odpis dokumentu został poświadczony za zgodność z oryginałem przez notariusza.
• Jeżeli dokument ma być dowodem w sprawie sądowej, wówczas za zgodność z oryginałem może jeszcze poświadczyć występujący w sprawie pełnomocnik strony który jest adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa.

Analogicznie w przypadku postępowania administracyjnego, w myśl art. 76a § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego - dalej k.p.a. zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.

Ponadto sam urząd może wydać zainteresowanej stronie odpis dokumentu, który znajduje się w jego aktach. Zgodnie bowiem z art. 76a § 1 k.p.a. jeżeli dokument znajduje się w aktach organu administracyjnego lub innego podmiotu wskazanego w przepisach k.p.a., wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu.

Tym samym nie jest dopuszczalne poświadczanie za zgodność z oryginałem dokumentu, który urząd gminy posiada, ale w formie kopii. Nie będzie to bowiem sporządzenie dokumentu poświadczonego za zgodność z oryginałem, a jedynie sporządzenie kolejnej kopii, niemającej zresztą mocy urzędowego dokumentu, gdyż dokument ten nie został sporządzony przez urządgminy, a urząd ten nie posiada go zresztą w oryginale.