Poświadczanie dokumentów w postępowaniu administracyjnym

Od 1 stycznia 2010 r. weszła w życie ustawa z 23 października 2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów (Dz. U. Nr 216, poz. 1676). Wprowadziła ona m.in. zmianę w Kodeksie postępowania administracyjnego polegającą na zmianie art. 33 § 3 oraz dodaniu art. 76a. W zamierzeniu projektodawców regulacja powyższa miała na celu ułatwienie odnośnie uwierzytelniania dokumentów, analiza tej regulacji budzi jednak pewne wątpliwości.
articleImage: Poświadczanie dokumentów w postępowaniu administracyjnym fot. Thinkstock


Projekt ustawy został wniesiony przez Senat (druk sejmowy 2064) i obejmuje zarówno postępowanie cywilne jak i administracyjne oraz przed sądami administracyjnymi. Bez wątpienia zamiar odformalizowania procedur poprzez racjonalizację istniejącego obowiązku dołączania do akt sprawy dokumentów oryginalnych lub ich odpisów notarialnych jest godny poparcia. Zdaniem wnioskodawców: „Zmiana polega na szerszym niż dotychczas umożliwieniu uwierzytelniania odpisów dokumentów przez profesjonalnych pełnomocników stron, reprezentujących zawody zaufania publicznego. Jej zamierzonym skutkiem jest wydatne umniejszenie uciążliwości polegającej na konieczności wyzbycia się przez strony postępowania, często na długi czas dokumentów oryginalnych albo poniesienia kosztów ich notarialnego uwierzytelniania bądź uzyskania ich urzędowych odpisów”.

Aby zrozumieć sens wprowadzonych zmian należy przed ich omówieniem przedstawić dotychczasowe regulacje w postępowaniu administracyjnym.
Artykuł 33 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego w brzmieniu obowiązującym przed 1 stycznia 2010 r. stanowił: „Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat lub radca prawny oraz rzecznik patentowy może sam uwierzytelnić odpis udzielonego mu pełnomocnictwa.”. Profesjonalny pełnomocnik mógł samodzielnie uwierzytelnić swoje umocowanie.

Natomiast przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego regulujące kwestię postępowania dowodowego uznawały za jeden dowód dokumenty urzędowe oraz prywatne. Jest rzeczą zrozumiałą, że dokumentem jest tylko oryginalne pismo. Dlatego nie budzi wątpliwości przykład z orzecznictwa umieszczony w projekcie ustawy: wyrok Naczelnego Sadu Administracyjnego z 21 września 1999 r. III SA 7375/98 LEX nr 40052: „Niepoświadczone urzędowo kserokopie dokumentów w zdecydowanej większości nie mogą stanowić dowodu na to, co jest w nich zapisane”.

Równocześnie jednak nie można pozostawać jedynie na poziomie regulacji prawnej. W wielu urzędach wykształciła się bowiem powszechna praktyka poświadczania kopii dokumentów na potrzeby konkretnego postępowania. O ile przepisy szczególne nie wymagały dostarczenia dokumentu urzędowego w oryginale lub zaświadczenia osoba zainteresowana okazywała pracownikowi organu prowadzącego postępowanie oryginał do wglądu, a pracownik ten poświadczał za zgodność kopię, która trafiała do akt postępowania. Była to sytuacja zrozumiała, ponieważ poświadczenia dokonywał pracownik organu rozstrzygającego sprawę, a strona nie była zmuszona do deponowania dokumentu na czas trwania postępowania.

Dodany art. 76a Kodeksu postępowania administracyjnego wprowadza odrębną regulację poświadczania dokumentów:
„§ 1. Jeżeli dokument znajduje się w aktach organu lub podmiotu, o którym mowa w art. 76 § 1 lub 2, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ lub podmiot odpis lub wyciąg z dokumentu. Organ administracji publicznej zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy organ uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie.
§ 2. Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym.
§ 3. Zawarte w odpisie dokumentu poświadczenie zgodności z oryginałem przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym ma charakter dokumentu urzędowego.
§ 4. Jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, organ administracji publicznej zażąda od strony składającej odpis dokumentu, o którym mowa w § 2, przedłożenia oryginału tego dokumentu.”.

W konsekwencji tej regulacji organy mają obowiązek poświadczania odpisów oraz wyciągów dokumentów urzędowych. Natomiast poświadczania za zgodność z oryginałem kopii każdego dokumentu jest domeną notariuszy lub pełnomocników profesjonalnych. Taka decyzja ustawodawcy może dziwić, jeśli prześledzimy regulację instytucji pełnomocnictwa w postępowaniu administracyjnym. Zgodnie z art. 33 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego pełnomocnikiem w sprawach administracyjnych może być dowolna osoba fizyczna, posiadająca zdolność do czynności prawnych. W doktrynie prawa wskazuje się, że odformalizowanie instytucji pełnomocnika w procedurze administracyjnej jest uwarunkowane specyficznymi realiami takich spraw, których ilość znacznie przekracza postępowania prowadzone w innych dziedzinach prawa (np. karnych czy cywilnych). Poza tym należy mieć na uwadze koszt obsługi prawnej wykonywanej przez pełnomocnika profesjonalnego, na którą nie stać wszystkich uczestników postępowań administracyjnych, czasami w nieskomplikowanych postępowaniach dotyczących podstawowych kwestii życiowych.

Tymczasem ustawodawca zdaje się wskazywać na potrzebę szerszego korzystania z usług profesjonalnych pełnomocników, niezależnie od stopnia skomplikowania sprawy. Nawet przyjęcie założenia, że adwokat lub radca prawny otrzyma jedynie pełnomocnictwo do uwierzytelnienia dokumentów, to trzeba pamiętać o wniesieniu opłaty skarbowej od pełnomocnictwa (17 zł) oraz choćby symbolicznym wynagrodzeniu takiej osoby. Oznacza to dla stron postępowań administracyjnych dodatkowe koszty. Zapewne nie będą one uciążliwe dla podmiotów gospodarczych, czyli przedsiębiorców. Z reguły korzystają one z doradztwa prawnego i w ramach tej obsługi poświadczane będą również dokumenty na potrzeby postępowania administracyjnego.

Niezależnie od opisanych zmian w prawie niezmienione pozostało uprawnienie notariuszy wynikające z art. 96 pkt 2 w zw. z art. 99 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie (Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz. 1158 ze zm.). Notariusz był i pozostał nadal upoważniony do poświadczania odpisów, kopii i wyciągów z oryginalnym dokumentem. Należy jednak pamiętać, że dokonanie poświadczenia podlega opłacie, która może być w konkretnej sytuacji dość wysoka – zgodnie z § 13 Rozporządzenia ministra sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (Dz. U. Nr 148, poz. 1564 ze zm.) – za każdą poświadczoną stronę 6 zł.

Powstaje również praktyczne pytanie, czy po dniu 1 stycznia 2010 r. możliwe jest dalsze poświadczanie za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przez pracowników organów prowadzących postępowanie. Skoro została wprowadzona specjalna regulacja, to dalsze posługiwanie się kopiami uwierzytelnionymi przez sam organ może budzić wątpliwości, czy brak poświadczenia notariusza albo prawnika nie stanowi wady mającej wpływ na rozstrzygniecie sprawy administracyjnej. Trudno kwestię przesądzić jednoznacznie, skoro art. 75 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego stanowi, że dowodem może być wszystko co przyczyni się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Na odpowiedź zapewne trzeba będzie poczekać do chwili, gdy w sprawie wypowiedzą się sądy administracyjne. Pytanie tylko czy rzeczywiście ustawodawca ułatwił prowadzenie spraw urzędowych, zgodnie z intencją wyrażoną w projekcie ustawy o zmianach w zakresie uwierzytelniania dokumentów.

Wojciech Federczyk

Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)
Odpisy dokumentów w postępowaniu administracyjnym (cz. 1)
Odpisy dokumentów w postępowaniu administracyjnym (cz. 2)


_____________________________________________________________________________________________________________________

Zachęcamy do zapoznania się z książką autorstwa Bartosza Kołaczkowskiego i Małgorzaty Ratajczak pt. "Gospodarka finansowa samorządu terytorialnego w Polsce". Podręcznik uwzględnia zmiany reformujące system finansów samorządu terytorialnego, wprowadzone przez ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.
Książka dostępna jest w ofercie internetowej księgarni profinfo.pl


                                                                         




Zobacz wszystkie materiały pochodzące z:
Skomentowano 2 razy

Poświadczanie dokumentów w postępowaniu administracyjnym

Zapisz się na bezpłatny Newsletter Samorządowy
Średnia ocena artykułu (oddanych głosów: 0)

Inne artykuły o zbliżonej tematyce

Nie znaleziono żadnych artykułów.

Wyświetlanie listy artykułów

Warto przeczytać

  • Ferdynanand KIEPSKI IP: *.*.* 21-07-2010
    Prośba do kompetentnych , czy Burmistrz Gminy
    ma obowiązek prawny poświadczać zgodność xero
    dokumentu z okazanym oryginałem, dokumentem
    urzędowym z USC, + podstawa prawna ? Mnie odmówiono poświadczenia \"odpisu skróconego aktu zgonu\" 300km odległość, a miejscowy Burmistrz odmówił poświadczenia z oryginału
    USC z dnia 04.06.2010r. Dziękuje za odpowiedź.

    Zamieść odpowiedź Zamieść odpowiedź
  • Ferdynanand KIEPSKI IP: *.*.* 21-07-2010
    Prośba do kompetentnych , czy Burmistrz Gminy
    ma obowiązek prawny poświadczać zgodność xero
    dokumentu z okazanym oryginałem, dokumentem
    urzędowym z USC, + podstawa prawna ? Mnie odmówiono poświadczenia \"odpisu skróconego aktu zgonu\" 300km odległość, a miejscowy Burmistrz odmówił poświadczenia z oryginału
    USC z dnia 04.06.2010r. Dziękuje za odpowiedź.

    Zamieść odpowiedź Zamieść odpowiedź

Aktualności - Samorząd

Tego samego autora