W myśl art. 202j ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 1998 r. Ordynacja wyborcza do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw (Dz.U z 2010 r., Nr 176, poz. 1190 , dalej Ordynacja ), pełnomocnik finansowy komitetu wyborczego, który w związku z wyborami do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw nie dopełnia obowiązku sporządzenia i przedłożenia w terminie komisarzowi wyborczemu albo Państwowej Komisji Wyborczej sprawozdania finansowego albo podaje w tym sprawozdaniu nieprawdziwe dane – podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Grzywnę, w myśl art. 24 § 1 ustawy z dnia 20 maja 1971 r. Kodeks wykroczeń (t.j. Dz.U. z 2010 r., Nr 46, poz. 275 z późn. zm.) wymierza się w wysokości od 20 do 5.000 zł. Wymierzając grzywnę, bierze się pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe. Z kolei kara ograniczenia wolności trwa 1 miesiąc (art. 20 § 1 Kodeksu wykroczeń ).
Komitet uczestniczący jedynie w wyborach w gminie liczącej do 20 tys. mieszkańców, utworzony przez stowarzyszenia i organizacje społeczne oraz komitet wyborców (art. 64a pkt.2 i 3 Ordynacji ), obowiązany jest zawiadomić komisarza wyborczego właściwego ze względy na siedzibę organizacji (art. 64e ust.3 Ordynacji ) oraz na siedzibę komitetu (art. 64f ust.4 Ordynacji ). Pełnomocnik finansowy odpowiada za prawdziwość danych, zawartych w sprawozdaniu finansowym. Sprawozdanie finansowe powinno zawierać informacje o uzyskanych kredytach bankowych i warunkach ich uzyskania oraz imienny wykaz wpłat od osób fizycznych, a także o korzyściach majątkowych. Oczywiście, przepis ten nie dotyczy korzyści majątkowych przekazanych komitetowi wyborczemu z naruszeniem przepisów ustawy, których komitet wyborczy nie przyjął lub które zwrócił w terminie 30 dni od dnia przekazania (art. 84d ust.2 Ordynacji ).
Sprawozdanie finansowe sporządza się według wzoru określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 sierpnia 2002 r. w sprawie sprawozdań finansowych o przychodach, wydatkach i zobowiązaniach finansowych komitetów wyborczych uczestniczących w wyborach do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw (Dz.U. Nr 134, poz. 1127 z późn. zm.) . Przyjmuje się, że okresem rozliczeniowym jest okres od dnia wydania przez organ wyborczy postanowienia o przyjęciu zawiadomienia o utworzeniu komitetu wyborczego, do dnia przedstawienie sprawozdania finansowego Państwowej Komisji Wyborczej, a w przypadku gmin do 20 tys. mieszkańców, komisarzowi wyborczemu. W sprawozdaniu finansowym należy podać nazwę banku i numer rachunku komitetu wyborczego, przychody i wpływy na ten rachunek w okresie rozliczeniowym, ze wskazaniem źródła z jakiego pochodzą środki pieniężne oraz wydatki według podanej we wzorze specyfikacji. Do sprawozdania finansowego dołącza się:
1. Postanowienie komisarza wyborczego o przyjęciu zawiadomienia o utworzeniu komitetu wyborczego,
2. Umowę rachunku bankowego,
3. Historię rachunku bankowego,
4. Umowę kredytową,
5. Dokumenty bankowe każdego wydatku i wpływu na rachunek komitetu wyborczego,
6. Umowy, faktury, rachunki i inne dokumenty dotyczące kosztów i wydatków,
7. Pokwitowania odbioru gotówki wypłaconej przez komitet wyborczy osobom fizycznym (dowody KW),
8. Korzyści majątkowe przekazane komitetowi wyborczemu z naruszeniem przepisów ustawy Ordynacja :
a) protokóły przyjęcia darowizny rzeczowej lub nieodpłatnej usługi z określeniem rodzaju, wyceną wartości i datą przyjęcia,
b) dokumenty zwrotu darczyńcy korzyści majątkowych przekazanych komitetowi wyborczemu z naruszeniem przepisów ustawy.
9. Pokwitowania odbioru materiałów wyborczych pobranych od komitetu wyborczego w celu rozpowszechniania (np. plakatów, ulotek).
W razie zaistnienia wątpliwości co do prawidłowości sprawozdania finansowego organ, któremu przedłożono sprawozdanie, wzywa komitet wyborczy do usunięcia wad sprawozdania lub udzielenia wyjaśnień w określonym terminie. W sytuacji, gdy komitet nie pozyskiwał i wydatkował środków pieniężnych, pełnomocnikowi finansowemu przysługuje prawo złożenia stosownego oświadczenia zastępującego sprawozdania finansowe.
Zgodnie z art. 84 ust. 6 Ordynacji , sprawozdania finansowe komitetów przedłożone Państwowej Komisji Wyborczej podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej, a sprawozdania finansowe przedłożone komisarzowi wyborczemu udostępniane są przez niego na wniosek zainteresowanych podmiotów. Komisarz wyborczy podaje do publicznej wiadomości, w formie komunikatu w dzienniku o zasięgu co najmniej wojewódzkim, informację o miejscu, czasie i sposobie ich udostępniania do wglądu.
Komitety wyborcze, które zarejestrowały kandydatów na wójtów, burmistrzów i prezydentów miast sporządzają łączne sprawozdanie z wyborów samorządowych według wzoru określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 sierpnia 2002 r. w sprawie sprawozdań finansowych komitetów wyborczych o źródłach pozyskania funduszy oraz poniesionych wydatkach na cele wyborcze, związane z wyborami wójtów, burmistrzów i prezydentów miast (Dz.U. Nr 134, poz.1128) . Komitet wyborczy, któremu po uregulowaniu wszystkich zobowiązań pozostały środki finansowe, przechowuje je do czasu wydania przez właściwy organ wyborczy ostatecznego postanowienia o przyjęciu lub odrzuceniu sprawozdania finansowego. Wysokość nadwyżki ustala się z uwzględnieniem zobowiązań majątkowych. Jeżeli koszty opłat związanych z prowadzeniem rachunku, miałyby go znacząco uszczuplić, pełnomocnik finansowy może pobrać te środki i przechowywać je w formie gotówki.
W myśl art. 83f ust. 3 Ordynacji nadwyżka jest przekazywana na rzecz instytucji charytatywnej. Informację o przekazaniu nadwyżki przekraczającej kwotę 1.000 zł pełnomocnik finansowy podaje do publicznej wiadomości, w terminie 7 dni od dnia jej przekazania, w dzienniku o zasięgu wojewódzkim, a w przypadku komitetu wyborczego organizacji i obywateli, zgłaszających kandydatów na radnych w więcej niż jednym województwie, dzienniku o zasięgu ogólnokrajowym. Ustawodawca nie definiuje pojęcia instytucji charytatywnej. Państwowa Komisja Wyborcza – za instytucję charytatywną uważa taką, której podstawowym celem jest prowadzenie działalności charytatywnej i której działalność gospodarcza, jeżeli taką prowadzi, służy przede wszystkim realizacji podstawowego celu (wyjaśnienia PKW z dnia 25 listopada 2010 r., ZKF-703-37/10 ). Warunkiem koniecznym jest również prowadzenie działalności charytatywnej na rzecz ogółu społeczności lub określonej grupy, z tym że nie może to być wyłącznie grupa członków danej organizacji (instytucji). Przykładowo warunki instytucji charytatywnej spełniają Polski Czerwony Krzyż, Caritas oraz organizacje pożytku publicznego, których sfera zadań publicznych na podstawie art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz.U. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.) obejmuje takie zagadnienia jak pomoc społeczną (pkt. 1) czy działalność charytatywną (pkt. 3).
Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 16 lipca 1998 r. Ordynacja wyborcza do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw (Dz. U. 2010 r. Nr 176, poz. 1190 t.j.)
Ustawy z dnia 20 maja 1971 r. Kodeks wykroczeń (t.j. Dz.U. z 2010 r., Nr 46, poz. 275 z późn. zm.)
Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 sierpnia 2002 r. w sprawie sprawozdań finansowych o przychodach, wydatkach i zobowiązaniach finansowych komitetów wyborczych uczestniczących w wyborach do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw (Dz.U. Nr 134, poz. 1127 z późn. zm.)
Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 sierpnia 2002 r. w sprawie sprawozdań finansowych komitetów wyborczych o źródłach pozyskania funduszy oraz poniesionych wydatkach na cele wyborcze, związane z wyborami wójtów, burmistrzów i prezydentów miast (Dz.U. Nr 134, poz.1128)
Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz.U. Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.)