Wnioskodawca zażądał od wójta gminy udostępnienia informacji publicznej w postaci kopii nagrań dźwiękowych z sesji rady gminy, a także wydanej przez wójta kopii zaświadczenia.

Wójt poinformował wnioskodawcę, iż udostępnienie kopii nagrania jest niemożliwe, ponieważ pomocniczy zapis magnetofonowy nie został dopuszczony jako format dokumentacji pracy rady i komisji w systemie kancelaryjnym urzędu. Ponadto zapisy dźwiękowe z poszczególnych sesji faktycznie nie istnieją, gdyż pamięć urządzenia nagrywającego jest wykorzystywana ponownie po spisaniu protokołu sesji w danym dniu i służy do dokonywania kolejnych nagrań na kolejnych sesjach. W zakresie żądanej kopii zaświadczenia wydanego przez wójta organ poinformował, iż nie posiada takiego dokumentu.

W odpowiedzi wnioskodawca wniósł skargę na bezczynność wójta w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej.

WSA rozpatrując sprawę zwrócił uwagę, iż decyzja o odmowie udostępnienia informacji jest przewidziana jedynie dla sytuacji, gdy informacja publiczna istnieje, ale nie może być udostępniona na skutek ograniczeń prawa do informacji publicznej, określonych w art. 5 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 ze zm.). W sytuacji, gdy wnioskodawca żąda udzielenia informacji publicznych, w stosunku do których tryb dostępu odbywa się na odrębnych zasadach, organ nie ma obowiązku wydawania decyzji o odmowie udzielenia informacji, lecz jedynie zawiadamia wnoszącego, że żądane dane podlegają udostępnieniu w odrębnym trybie. Również nie ma podstaw do wydania decyzji o odmowie udzielenia informacji w sytuacji, gdy organ żądanych informacji nie posiada. O tym fakcie organ winien jedynie powiadomić wnioskodawcę pisemnie, wskazując - jeśli posiada taką wiedzę - gdzie zainteresowany żądane informacje może uzyskać.
 

Zatem zdaniem WSA, skoro organ nie posiadał faktycznie wnioskowanej kopii zaświadczenia, poinformował o tym skarżącego, to nie można uznawać, że pozostawał w bezczynności i naruszył przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej. Jak wyżej wskazano w takiej sytuacji wystarczy powiadomić wnioskodawcę pisemnie, że wnioskowanej informacji nie posiada. Sąd uznał również, iż zapisy magnetofonowe stanowią jedynie środek pomocniczy do sporządzenia protokołu pisemnego, który to dopiero stanowi informację publiczną. Żądany przez wnioskodawcę zapis magnetofonowy nie został dopuszczony jako format dokumentacji pracy rady i komisji w systemie kancelaryjnym urzędu i w związku z tym brak jest podstaw do możliwości jego udostępnienia w trybie ustawy o dostępie do informacji publicznej – podkreślił WSA.

Na podstawie: Wyrok WSA w Krakowie z 25 października 2012 r., sygn. akt II SAB/Kr 122/12, nieprawomocny